Administrative Assistenz 1 R&D (m/w/x)

Für unsere Abteilung R&D in Marburg suchen wir aktuell eine/n

Administrative Assistenz 1 R&D (m/w/x)

R-246266

Vollzeit / unbefristet / Tarif

Aufgabe

• Erstkontakt für interne/externe Anfragen, Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
• Entgegennehmen, Führen und gezieltes Weiterleiten von Telefonaten in Deutsch und Englisch
• Bearbeiten von Dokumenten, ggf. formale Prüfung, überwiegend in Englisch
• Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B.: Aktualisieren Intranet/Sharepoint)
• Erstellen von Standardkorrespondenz oder Korrespondenz selbständig und nach Vorgabe in Deutsch und Englisch
• Durchführen von Recherchen und Aufbereiten von Daten und Informationen, überwiegend in Englisch, Erstellen von Präsentationen nach Vorgabe
• Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungsanweisungen (z.B. Rechnungsanerkennung, -prüfung)
• Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
• Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
• Bestellkoordination (e-Biss, SAP), Literaturbestellungen
• Ausführen von kleineren Übersetzungen bzw. Koordination von größeren Übersetzungen
• Vorbereiten, Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen
• Planen und Organisieren, ggf. Protokollieren von Sitzungen, Tagungen, Schulungen etc.
• Betreuen von internen/externen Besuchern, ggf. Koordination
• Prüfen und Nachbearbeiten von Zeitdaten in SAP
• Erstellen von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstände, Urlaubsdaten)
• Eingeben von Personaländerungsmeldungen
• Führen von Bestandslisten, Vergabe der Zutrittsberechtigungen im ALINA-System
• Koordination der abteilungsspezifischen Praktikantenplätze
• Erstellung der erforderlichen Korrespondenz
• Pflege von bereichsspezifischen Stammdaten
• Monitoring des Abteilungsbudgets

Fähigkeiten und Erfahrungen

• i.d.R. abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, z.B. zum Kaufmann für Bürokommunikation
• Englisch Level 1
• 1-3 Jahre Berufserfahrung

Unsere Vergünstigungen und Zusatzleistungen

• Sehr gute Verdienstmöglichkeiten und Zusatzleistungen nach den Tarifverträgen für die chemische Industrie in Hessen
• Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie eine freiwillige Bonuszahlung
• Bike Leasing mit vergünstigten Konditionen
• Nutzung eines Langzeitkontos für z.B. ein Sabbatical sowie Sonderurlaub
• Professionelle Hilfe bei individuellen Herausforderungen und Problemen im Alltag - auch außerhalb des Jobs (Trauer, Pflege, Rechtsberatung, etc.)
• Betriebliche Altersvorsorge und vieles mehr

Weitere Informationen finden Sie nachfolgend unter dem Punkt 'Was wir bieten'

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