assistant exécutif | Executive Assistant

Make your next move an expert one.

At Colliers it’s not our success that sets us apart, it’s how we achieve it. Our people are passionate, take ownership and always do what’s right for our clients, people and communities.

Why Colliers?

Our enterprising environment needs your expertise to facilitate Colliers’ continued growth as an industry leader. Our nimble, decentralized culture can provide you with a wealth of opportunities to learn about our business and quickly gain experience to accelerate your career.

* C'est un poste sur site basé dans notre bureau de Montréal.*

Qui êtes-vous

Vous avez un sens de l’organisation éprouvé et l’œil aguerri pour les détails. Vous visez un standard de qualité élevé dans tout ce que vous entreprenez. Votre attitude positive orientée vers le service à la clientèle fait en sorte que vous vous épanouissez dans un environnement au rythme soutenu et aux échéances serrées. Vous faites preuve de polyvalence et accueillez favorablement la variété dans votre travail. Un environnement de travail où les journées ne se ressemblent pas vous stimule grandement. Vous aimez aussi apprendre, collaborer et échanger des idées avec les autres pour produire des résultats extraordinaires.

Votre apport

• Au moins 3 ans d’expérience en services de soutien administratif dans l’industrie de l’immobilier commercial ou toute autre industrie de services professionnels.

• Une maîtrise de niveau intermédiaire de la suite Office, y compris MS Word, Excel et PowerPoint.

• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite en français et en anglais

• D’excellentes capacités d’organisation et de priorisation des tâches.

• Modifiez avec succès des documents légaux exemple, des offres/contre-offre, contrats de commission, contrats d'inscription).

• Connaissance de l’aspect de recherche (taxes, démographie, statistiques, zonage, etc.).

• Compétences de gestion et d’organisation d’agenda Outlook d’un conseiller (courriel et calendrier), dans la planification de rencontres avec les clients et leur priorisation.

Autres compétences ou expériences (un atout):

• Expérience en immobilier commercial ou résidentiel

• Intérêt et aptitudes pour la nouvelle technologie (systèmes de gestion de la relation client, facturation etc.)

• Connaissance pratique d’Adobe InDesign et de Photoshop

Ce à quoi ressemble le succès

• Vous avez de fortes capacités en planification, en organisation et en priorisation des tâches afin de mener à terme tout projet qui vous est confié.

• Vous avez de l'expérience dans la coordination de présentation pour des clients ou des prospects potentiels.

• Vous êtes confiant dans votre capacité à maintenir une bonne relation avec les clients et vos collègues des différents départements (spécialistes des données, de la recherche, du marketing et des opérations de courtage).

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*this is an on-site position based out of our Montreal office*

Who you are

You have a proven sense of organization and you are detailed oriented. You aim for a high standard of quality in everything you do. Your positive customer service-oriented attitude ensures that you thrive in a fast-paced environment with tight deadlines. You are versatile and welcome variety in your work. A work environment where the days are not the same is a great stimulus to you. You also enjoy learning, collaborating, and exchanging ideas with others to produce extraordinary results.

What you bring:

• At least 3 years of experience in administrative support services in the commercial real estate industry or any other professional services industry.

• Intermediate proficiency in the Office suite including MS Word, Excel and PowerPoint.

• Excellent oral and written communication skills in both French and English.

• Excellent organizational and task prioritization skills.

• Experience conducting legal documentation example, offers/counter offers, commission agreements, listing agreements, etc.

• Manage and organizing Outlook (email & calendar), monitoring emails, booking calls with clients, understanding priorities.

Bonus skills

• Experience in commercial or residential real estate

• Interest and ability to use new technology (customer relationship management systems, billing, etc.)

• Proficiency in Adobe Suite (InDesign, Photoshop, etc.)

What success looks like

• You have strong capacities in planning, organization, and prioritization of tasks to complete any project entrusted to you.

• You have experience in coordinating projects presented to clients or potential prospects.

• You are confident in your ability to maintain a good relationship with clients and colleagues in various departments (data, research, marketing, and brokerage operation specialists).

#LI-AS1

#LI-Onsite

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Direct applicants only please, no agencies.

Colliers is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. Colliers encourages applications from all qualified individuals and will accommodate applicants' disability-related needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process. If you require a disability-related accommodation in order to participate in the recruitment process, please contact the recruitment team by email at [email protected].