Coordonnateur/trice de bureau

Allied est à la recherche d'un Coordonnateur/trice de bureau à Montréal.

Chez Allied, tout commence par un objectif. Dans le rôle de Coordonnateur/trice de bureau, vous soutiendrez les opérations quotidiennes du bureau. Votre travail améliorera chaque activité commerciale et créera une atmosphère accueillante pour nos employés et nos invités.

Qui êtes-vous ?

Nous nous appuyons sur les réalisations d'Allied et l'avenir est passionnant. Comment pouvons-nous en être si sûrs? Nous avons des gens comme vous, des gens engagés qui prennent des risques et qui donnent constamment le meilleur d'eux-mêmes.

Au cours de votre carrière, vous vous êtes distingué par votre quête de l'excellence. Vous êtes motivé, vous vous sentez responsable et vous donnez l'exemple. Ce faisant, vous stimulez votre équipe et collaborez à la réalisation de vos objectifs collectifs. 

Par-dessus tout, vous êtes enthousiasmé par la mission d'Allied et par la contribution que nous apportons aux villes et aux communautés.

Que ferez-vous ?

• Tenir à jour les fournitures de bureau et de cuisine, les listes de fournisseurs et le dossier budgétaire des dépenses de bureau (création des bons de commandes sur Yardi, gestion des factures, etc).
• Stocker et organiser les armoires de fournitures, les imprimantes et s'assurer qu'elles sont toutes en état de fonctionnement.
• Préparer les salles de réunion pour les événements et planifier les rendez-vous.
• Aider à l'organisation d'événements en commandant le déjeuner, préparer la salle de conférence et répondre aux demandes spéciales (s’assurer que les salles de réunion sont en ordre et présentables).
• Mettre à jour une liste de restaurants locaux pour coordonner la nourriture pour les réunions ou les invités.
• Maintenir le plan des sièges du bureau.
• Aider à l'intégration des nouveaux employés (préparation de la trousse de bienvenue).
• Fournir un soutien administratif ponctuel aux départements, selon les besoins.
• Membre du comité social, proposer des idées et organiser des événements de bureau.




Réception
• Accueillir les visiteurs, en personne ou au téléphone; répondre et renvoyer les demandes de renseignements.
• Fournir un service téléphonique et de réception efficace, courtois et professionnel.
• Trier et distribuer les courriels.
• Tenir à jour les répertoires du bureau et le guide de réception.
• Maintenir une connaissance constante de la localisation du personnel à l'intérieur et à l'extérieur du bureau.
• Enregistrer et distribuer les courriers entrants, préparer les courriers sortants pour le ramassage, triez et organisez le courrier entrant et sortant.
• S’assurer que la zone d'attente de la réception est propre et présentable.
• Traduction de documentations (FR/ENG).

Comment êtes-vous qualifié ?

• Bilingue en français et en anglais, car vous devrez interagir avec des clients et employés à Montréal, Ottawa et Toronto.
• Solides compétences en organisation et en communication ; compétences verbales et écrites.
• Expérience en service à la clientèle.
• Compétences informatiques, avec une connaissance spécifique de Yardi (atout), SharePoint, MS Excel, MS Word, Outlook et Teams.
• Organisé et des capacités avérées en matière d'exécution de tâches multiples ainsi que de bonnes aptitudes à la résolution de problèmes.
• Expérience professionnelle antérieure dans un rôle de réceptionniste ou d'assistant administratif.

Qui sommes-nous ?

Allied Properties REIT est l’un des principaux propriétaires, gestionnaires et promoteurs d’espaces de travail urbains distinctifs dans les grandes villes canadiennes. Les activités d’Allied consistent à fournir aux entreprises du savoir des environnements urbains distinctifs pour la créativité et la connectivité.

Nous sommes également un endroit exceptionnel pour travailler. Allied figure sur la liste 2023 des meilleurs employeurs au Canada dans le cadre de la certification mondiale des meilleurs employeurs de Kincentric, qui distingue les organisations qui affichent de solides résultats en matière d'engagement des employés, d'agilité organisationnelle, de leadership engageant et de concentration sur les talents.

Allied s'engage à embaucher les candidats les plus qualifiés tout en recherchant la diversité et l'équité au sein de notre organisation. Les compétences et expériences uniques que chaque individu apporte à notre entreprise nous améliorent. Par conséquent, nous encourageons les personnes qualifiées à postuler, quels que soient leurs sexe, ethnicité, origine, orientation sexuelle, capacités et milieu socio-économique. 

Remarque: Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement et de sélection, veuillez-nous en informer. Nous travaillerons avec vous pour vous offrir une expérience de recrutement aussi harmonieuse que possible.

*L’usage du masculin dans ce document vise uniquement à alléger le texte.