Sr Administrative Assistant

Company Description

Descripción de la empresa

En Intuitive, estamos unidos detrás de nuestra misión: creemos que la atención mínimamente invasiva es la atención que mejora la vida. Mediante la inventiva y la tecnología inteligente, ampliamos el potencial de los médicos para curar sin limitaciones.

Como pioneros y líderes del mercado en cirugía robótica, nos esforzamos por fomentar un equipo inclusivo y diverso, comprometido con marcar la diferencia. Durante más de 25 años, hemos trabajado con hospitales y equipos de atención de todo el mundo para ayudar a resolver algunos de los desafíos más difíciles de la atención médica y avanzar en lo que es posible.

Intuitive se ha construido gracias a los esfuerzos de grandes personas de diversos orígenes. Creemos que las grandes ideas pueden provenir de cualquier lugar: nos esforzamos por fomentar una cultura inclusiva basada en la diversidad de pensamientos y en el respeto mutuo. Lideramos con inclusión y capacitamos a los miembros de nuestro equipo para que trabajen de la mejor manera y manifiesten su auténtica personalidad.

Las personas apasionadas que quieren marcar la diferencia impulsan nuestra cultura: los miembros de nuestro equipo se basan en la integridad, tienen una sólida capacidad para aprender, la energía para hacer las cosas, y aportan experiencias diversas del mundo real para ayudarnos a pensar de nuevas maneras. Invertimos activamente en los miembros de nuestro equipo para apoyar su crecimiento a largo plazo y así poder continuar avanzando en nuestra misión y alcanzar su máximo potencial.

Únase a un equipo comprometido a dar grandes pasos hacia delante para una comunidad global de profesionales de atención médica y sus pacientes. Juntos, avancemos en el mundo de la atención mínimamente invasiva.
 

Job Description

Primary Function of Position:

Under indirect supervision of the VP of Operations provides general administrative assistance helping to optimize his/her time and agenda to be more effective. Assist corporate executives with travel and logistics. Properly communicates and reports internally and externally on behalf of the VP of Operations. Plans and coordinates all special events in collaboration with HR and other departments. Keeps all confidential documents and records for the VP of Operations.  When possible, provide support to staff members on travel arrangements and logistics.

 

Roles & Responsibilities:

• Direct Administrative Support to VP of Operations (calendar, travel, expense reports, etc.)
• Coordinator/Project Manager for Events and meetings and internal/external   management meetings
• Assist with communications to corporate offices and programs as required
• Serve as project manager for special and ongoing projects.
• Generate and distribute as required statistical reports for Mexicali operations.
• Assist in the development of presentations and field communications
• Identify opportunities for process improvement and drive them to closure
• Maintain department “Dashboard”, Scoreboard, Project tracker etc.
• Assist other   departments during “peak” times (i.e. end of qtr.)
• Manage staff vendor relations, agreements and invoices and petty cash. 
• Attend staff meeting and follow up on task. 
• Plan and coordinate company events
• Support with travel logistics for Sunnyvale and Mexicali.
• Coordinates shuttle transfers through internal driver or third parties.

Qualifications

Skills, Experience, Education, & Training:

• Minimum of five years experience in an administrative/support role, preferably in a medical device company.
• Strong bilingual (English/Spanish) communication skills, both verbal and written
• Strong computer skills (Excel/MS Word, Powerpoint), prefer experience in computer order processing systems such as SAP or Clarify.
• Ability to independently work in a dynamic fast paced work environment, with minimal supervision.
• Must possess excellent communication skills, attention to detail, and the ability to multitask.
• Willing to travel up to 20%
• Self-starter with the ability to take leadership in an unstructured environment.
• Demonstrated ability to learn new software systems quickly
•  Able to maintain and promote a high level of confidentiality
•  Ability to effectively collaborate with others to reach mutually agreeable outcomes.

Additional Information

Intuitive es un empleador que brinda igualdad de oportunidades de empleo. Proporcionamos igualdad de oportunidades de empleo a todos los solicitantes y empleados cualificados, y prohibimos cualquier tipo de discriminación y acoso, independientemente de su raza, sexo, condición de embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, color, edad, religión, condición de veterano protegido o de discapacidad, información genética o cualquier otra condición protegida por las leyes federales, estatales o locales aplicables.