Coordonnateur (trice) bilingue des services commerciaux / Commercial Services Coordinator

Coordonnateur (trice) bilingue des services commerciaux

Inizio Engage Canada est à la recherche d’un(e) coordonnateur (trice) bilingue des services commerciaux, analytique et axé(e) sur la recherche de solutions, possédant de solides compétences en matière de services à la clientèle, pour superviser et maintenir les opérations quotidiennes des activités des clients qui lui sont attribués. Assurer la mise en œuvre des politiques et meilleures pratiques. Ce poste est en mode hybride avec une présence au bureau de Pointe-Claire (Québec) deux fois par semaine et relève du gestionnaire des opérations, Services commerciaux.

Objectifs principaux :

Relations avec les clients :

• Établir des relations solides avec les parties prenantes internes et être leur principal point de contact pour traiter toutes les questions et demandes relatives aux projets.
• Signaler de manière appropriée soit au directeur de programme, au gestionnaire des affaires, au gestionnaire de compte ou au représentant du développement des affaires, tout projet potentiel et tout problème liés au système.

Coordination de projets :

• Agir en tant qu’expert en la matière pour les projets attribués et fournir un soutien opérationnel quotidien.
• Coordonner les projets et les programmes entre toutes les divisions, toutes les parties prenantes et tous les fournisseurs en assurant la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de fournir des informations.
• Assurer l’intégrité des données des clients ; mettre à jour et conserver les listes de clients potentiels et les participants des programmes.
• Préparer et analyser des rapports pour les parties prenantes dans les délais impartis.
• Soutenir le gestionnaire de projet dans la mise en œuvre de nouveaux projets et dans le maintien des exigences du projet.
• Contribuer à l’élaboration des procédures de l’entreprise et veiller à ce qu’elles soient maintenues à jour.
• Identifier et résoudre de manière proactive les problèmes dans le domaine de responsabilité.
• Contribuer à l’intégration et à la formation des nouveaux employés, ainsi qu’à leur accompagnement lors des départs.
• Assurer la liaison avec le développement des affaires, les gestionnaires de comptes, les chefs de projet, les gestionnaires d’affaires et la comptabilité, le cas échéant.
• Mise en place d’un système de gestion-clients (CRM) pour les représentants, les listes de clients potentiels, messages de vente clés, les indicateurs de rendement clés (IRC).
• Rapports - S’assurer que les rapports sont validés avec les informations cibles qui sont téléchargées.
• Planifier et participer à des réunions internes régulières sur les projets en tant que soutien aux gestionnaires d’affaires.

Responsabilités financières

• Identifier et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes.
• Aider les services financiers à répondre à toute question concernant les frais mensuels.
• Assurer le suivi des bons de commande, préparer les fichiers pour la facturation et veiller à ce que la facturation et la comptabilité du projet soient exactes et opportunes.

Amélioration des processus

• Analyser les processus actuels pour identifier les inefficacités et les domaines à améliorer afin de soutenir les projets d’amélioration des processus et de fournir des conseils tout au long du processus.
• Recueillir et analyser les données afin de mesurer l’efficacité des améliorations apportées aux processus et d’identifier d’autres possibilités d’optimisation.
• Assurer la formation et le soutien des employés afin de garantir la réussite de la mise en œuvre et l’adhésion aux nouveaux processus.
• Rechercher en permanence un retour d’information et intégrer les enseignements tirés de l’expérience afin de poursuivre les efforts d’amélioration des processus.

Autres fonctions

• Effectuer des tests sur divers systèmes afin d’assurer une fonctionnalité optimale, en mettant l’accent sur la satisfaction des attentes des clients (y compris les fonctions d’établissement de rapports).
• Effectuer, le cas échéant, d’autres tâches de bureau et de soutien aux projets, y compris, mais sans s’y limiter, le classement et l’archivage des dossiers et des contrats relatifs aux programmes, ainsi que les dépenses du siège social pour les services de traiteur.
• Collaborer avec les fournisseurs externes pour s’assurer que nous avons tout ce qu’il faut pour les projets, par exemple : (cartes de visite et cartes de crédit d’entreprise).
• Assurer la liaison et soutenir le gestionnaire de compte lors des lancements et des événements en direct.

Spécifications du titulaire du poste :

• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente
• 2 ans ou plus d’expérience dans un environnement de bureau
• Parfaitement bilingue en français et en anglais (compétences en communication écrite et orale)
• Expérience de travail au sein d’équipes interfonctionnelles avec des clients internes et externes
• Bonne compréhension des besoins et des relations avec les clients
• Capacité à travailler dans un environnement rapide et orienté vers le client
• Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, capacité à travailler sur plusieurs projets en même temps
• Approche analytique
• Style de travail décidé, proactif et éprouvé, empreint de diplomatie, d’ingéniosité et de discernement
• Créativité, recherche de solutions et souci du détail.

Nos Avantages :

• Congé payé entre Noël et le Nouvel An
• Prestations de santé dès le premier jour d’emploi
• Primes d’ancienneté
• Prix étoile trimestriel
• Récompenses annuelles du cercle d’excellence Inizio
• Prime pour recommandation
• Bibliothèque de cours de formation en ligne

À propos d’Inizio Engage  :   

Inizio Engage est un partenaire d’affaires responsable, stratégique et créatif spécialisé dans les soins de santé. Notre main-d’œuvre mondiale passionnée renforce l’expertise locale et les diverses compétences avec les données, la science et la technologie pour fournir des solutions d’implication sur mesure qui aident les clients à repenser leur façon d’interagir avec leurs patients, les payeurs, les individus et les fournisseurs afin d’améliorer les résultats des traitements. Notre mission est de travailler en partenariat avec nos clients, d’améliorer des vies en aidant les professionnels de soins de santé et les patients à obtenir les médicaments, les connaissances et le soutien dont ils ont besoin.   

Nous croyons en nos valeurs : Nous donnons à chacun les moyens d’agir, nous relevons les défis, nous travaillons ensemble, nous nous demandons ce qui se passerait si…, nous faisons ce qu’il faut, et nous vous demanderons comment vos valeurs personnelles s’alignent avec ces valeurs. 

Pour en savoir davantage sur Inizio Engage, visitez notre site : https://inizio.health/ 

Vous ne répondez pas à toutes les exigences du poste ? Pas de souci ! Nous sommes déterminés à créer un lieu de travail diversifié, inclusif et authentique. Si vous êtes enthousiasmé par ce poste, mais que votre expérience ne correspond pas parfaitement à toutes les qualifications, nous vous encourageons à postuler quand même. Vous pourriez être la bonne personne pour ce poste ou un autre.

Bilingual Commercial Services Coordinator

Inizio Engage Canada is seeking an analytical and solution driven Bilingual Commercial Services Coordinator with strong customer services skills to oversee and maintain day-to-day operations of assigned client activities. Ensuring implementation of policies and best practices. This is a hybrid role to work at the Point-Claire, QC office twice a week and will be reporting to the Operations Manager, Commercial Services.

Key Objectives:

Client Relations:

• Establish strong relationship with internal stakeholders, and act as their main point of contact to treat all project inquiries and requests;
• Appropriately report any potential projects and systems issues to the appropriate Program Director and Business Manager, Account Manager or Business Development Representative

Projects Coordination:

• Act as subject matter expert on allocated projects and provide daily operational support;
• Coordinate projects and programs between all departments, stakeholders and vendors by liaising with appropriate resource persons to obtain and provide information;
• Ensure data client integrity; update and maintain target lists and program audiences;
• Prepare and analyze reports for stakeholders in a timely manner;
• Support the Project Manager (PMO) in implementing new projects; and continuing project requirements
• Assist in the elaboration of company procedures and ensure that the procedures are kept up-to-date;
• Pro-actively identify and resolve problems within area of responsibility;
• Support with onboarding and training new hires; as well as offboarding support
• Liaise with Business Development, Account Managers, Project Managers, Business Managers and Accounting as required.
• Set up of CRM for reps, target lists, KSM, KPIs.
• Reports – ensure reports are validated with the target information that is uploaded.
• Schedule and participate in regular internal project meetings as support to the Business Managers

Financial Responsibilities

• Identify and analyze discrepancies and errors. Correct errors and follow up on issues;
• Assist in supporting Finance with any questions on monthly charges
• Track PO, prepare files for invoicing and ensure project invoicing and accounting is accurate and timely

Process Improvement

• Analyzing current processes to identify inefficiencies and areas for improvement in order to support in process improvement projects and providing guidance throughout the entire process.
• Collecting and analyzing data to measure the effectiveness of process improvements and identify further opportunities for optimization.
• Providing training and support to employees to ensure successful implementation and adherence to new processes.
• Continuously seeking feedback and incorporating lessons learned to drive ongoing process improvement efforts.

Other Duties

• Perform system testing on various systems to ensure optimum functionality with a focus on meeting client expectations (including reporting functions);
• May perform any other clerical and project support duties, as may be required, including but not limited to filing and archiving program records and contracts, and head office catering expenses
• Collaborate with outside vendors to ensure we have everything for the projects eg: (Business Cards and Corporate Credit Card)
• Liaise and support Account Manager with live launches and events

Job Holder Specification:

• Minimum of 3 years of relevant experience
• 2 or more years of experience in an office environment.
• Fluently bilingual in French and English (written and oral communication skills)
• Experience working with cross-functional teams with both internal and external customers.
• Good understanding of customer needs and relations
• Adept to working in a fast-paced, customer-oriented environment.
• Strong organization and time management skills, must be able to work on multiple projects at the same time
• Analytical approach
• Decisive, proven pro-active work style while using diplomacy, resourcefulness and judgment
• Creative, solution driven with attention to details

Our Benefits:

• Break paid between Christmas and New Years 
• Health Benefits as of day 1 of employment 
• Length of Service Awards 
• Quarterly Star Awards 
• Yearly Inizio Circle of Excellence Awards 
• Referral bonus
• Library of online training courses 

About Inizio Engage  :  

Inizio Engage is a strategic, commercial, and creative engagement partner that specializes in healthcare. Our passionate, global workforce augments local expertise and diverse mix of skills with data, science, and technology to deliver bespoke engagement solutions that help clients reimagine how they engage with their patients, payers, people and providers to improve treatment outcomes. Our mission is to partner with our clients, improving lives by helping healthcare professionals and patients get the medicines, knowledge and support they need.     

We believe in our values: We empower everyone/We rise to the challenge/We work as one/We ask what if/We do the right thing, and we will ask you how your personal values align to them.   

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