Research Coordinator | CHEO RI

Compensation Pay Range:

$0.00-$0.00

Summary:

Please send your resume with a cover letter to Fatima Kazoun at [email protected] with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please. 

JOB DESCRIPTION

RI-24-043

Posting Period – September 19 to October 21, 2024

POSITION: Research Coordinator

TERM: Full-time (0.8 – 1.0 FTE) - on-site 4 days/week

1 year contract, with possibility of renewal

SALARY: Will commensurate with skills and experience

REPORTS TO: Dr. Daniela Pohl

Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEO RI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for an experienced Research Coordinator.

We are looking for a highly motivated and experienced Research Coordinator who, under the general supervision of Fatima Kazoun (Research Manager) and Dr. Daniela Pohl (Pediatric Neurologist), helps coordinate and operate diverse clinical, educational, and quality improvement research projects related to child neurology, including regulated clinical trials. This includes, but is not limited to, project scheduling, data collection, conducting study visits with participants, database management, data entry, patient screening, obtaining consent, as well as general administrative assistant duties.

MAIN RESPONSIBILITIES

The Research Coordinator responsibilities will include:

• Administration and coordination of day-to-day operation of research studies and/or clinical trials
• Training and supervision of other staff and research trainees
• Ensuring effective coordination of recruitment, screening, obtaining informed consent, and visit scheduling
• Collection, processing, and compiling of research data, and samples (following strict protocol and detailed instructions)
• Creation of data forms, and entry of data accurately and efficiently into the database and other systems (eCRF)
• Executing routine verification and quality control, ensuring data integrity and consistency with study protocol
• Provide administrative support to the research team
• Liaise with all study personnel, set up and participate in study monitoring visits
• Prepare, negotiate, and track study budgets
• Facilitate the review and negotiation of contracts and agreements
• Prepare Research Ethics Board (REB) submissions
• Organize and maintain project files, study documents, participant records, and research databases
• Assist in the preparation of progress reports, research grant applications, presentations, peer-reviewed research papers, and other administrative duties as required
• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety
• Perform other related duties as assigned by supervisor

QUALIFICATIONS, SKILLS AND ABILITIES

• Minimum Bachelor’s degree. (Essential)
• Minimum 1 year of Research Coordinator and/or Research Assistant experience, including participant recruitment, obtaining informed consent, and data collection. (Essential)
• Experience working on clinical trials, preferably regulated trials. (Essential)
• Familiarity with clinical trial research, including REB requirements, Person Health Information Protection Act, and Good Clinical Practice Guidelines (GCP, ICH, HC Division 5 certifications is mandatory). (Essential)
• Superior communication (verbal and written), interpersonal and organizational skills. (Essential)
• Demonstrated collegiality, professionalism, and team skills. (Essential)
• Demonstrated initiative, flexibility, and ability to work independently. (Essential)
• Proficiency in computer skills (Microsoft Office), database software packages, experience with online databases (e.g., REDCap). (Essential)
• Bilingualism English/French (at least spoken French). (Essential)

WORKING CONDITIONS

• Able to work in a dynamic, often hectic environment and balance competing priorities
• Able to work well in a team as well as independently
• Minimum 4 days per week on-site

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;
• Compliance with CHEO RI’s Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
• Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to Fatima Kazoun, by email: [email protected].

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at [email protected].

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

DESCRIPTION DE POSTE

Numéro d’affichage RI-24-043

Période d’affichage – du 19 septembre au 21 octobre, 2024

POSTE: Coordonnatrice ou coordonnateur de la recherche

DURÉE: Temps plein (0,8 à 1,0 ETP) – sur place 4 jours/semaine

Contrat d’un an, avec possibilité de renouvellement

SALAIRE: Le salaire sera proportionnel aux compétences et à l’expérience

RELÈVE DE: Dre Daniela Pohl

L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (« IR du CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinabe vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. L’IR du CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuits et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. Le CHEO est un établissement et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivité. L’IR du CHEO vise à créer de nouvelles connaissances et de nouvelles données probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial à nos enfants. Notre mission, à l’IR du CHEO, est de réunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre communauté et ailleurs.

L’IR de CHEO a immédiatement besoin d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de la recherche expérimenté.

Nous sommes à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur de la recherche expérimenté et hautement motivé qui, sous la supervision générale de la Gestionnaire de la recherche, Fatima Kazoun et la Dre Daniela Pohl (neurologue pédiatrique), contribuera à coordonner et à gérer divers projets de recherche clinique, éducative et d’amélioration de la qualité liés à la neurologie pédiatrique, y compris des essais cliniques réglementés. Ces tâches comprennent, sans toutefois s’y limiter, l’établissement d’un calendrier des projets, la collecte des données, le déroulement des visites d’étude avec les personnes participantes, la gestion des bases de données, la saisie des données, le dépistage de la patientèle, l’obtention du consentement, ainsi que des tâches générales d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche clinique aura les responsabilités suivantes :

• Administrer et coordonner le fonctionnement quotidien des études de recherche et/ou des essais cliniques.
• Assurer la formation et la supervision d’autres membres du personnel et des stagiaires de recherche.
• Assurer une coordination efficace du recrutement, de la sélection, de l’obtention du consentement éclairé et de la planification des visites.
• Recueillir, traiter et compiler des données de recherche et des échantillons (en suivant un protocole strict et des instructions détaillées).
• Créer des formulaires de données et saisir des données de manière précise et efficace dans la base de données et d’autres systèmes (eCRF).
• Effectuer la vérification régulière et le contrôle de la qualité, tout en assurant l’intégrité des données et leur concordance avec le protocole d’étude.
• Apporter du soutien administratif à l’équipe de recherche.
• Assurer la liaison avec l’ensemble du personnel de l’étude, organiser des visites de suivi de l’étude et y participer.
• Préparer, négocier et suivre des budgets d’étude.
• Faciliter l’examen et la négociation de contrats et d’ententes.
• Préparer des présentations pour le Comité d’éthique de la recherche.
• Organiser et tenir à jour les dossiers de projet, les documents d’étude, les dossiers des personnes participantes et les bases de données de recherche.
• Contribuer à la préparation de rapports d’étape, de demandes de subventions de recherche, de présentations, de documents de recherche examinés par des pairs, et accomplir d’autres tâches administratives, au besoin.
• Effectuer son travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et de son Règlement, et conformément à toutes les politiques et procédures en vigueur à CHEO en matière de santé et de sécurité au travail.
• Accomplir d’autres tâches connexes à la demande de la superviseure.

QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Baccalauréat au minimum (essentiel)
• Au moins un an d’expérience comme coordonnatrice ou coordonnateur de la recherche et/ou comme adjointe ou adjoint de recherche, notamment en ce qui concerne le recrutement de participants, l’obtention de consentements éclairés et la collecte de données (essentiel)
• Expérience des essais cliniques, préférablement des essais réglementés (essentiel)
• Connaissance de la recherche pour les essais cliniques, ainsi que les exigences du Comité d’éthique de la recherche, de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé et des directives relatives aux bonnes pratiques cliniques (BPC, CIH et certification de la division 5 de SC obligatoires) (essentiel)
• Aptitudes supérieures en communication orale et écrite et en relations interpersonnelles, et sens de l’organisation hors pair (essentiel)
• Esprit de collégialité, esprit d’équipe et professionnalisme démontrés (essentiel)
• Sens de l’initiative, souplesse et capacité manifeste à travailler de façon autonome (essentiel)
• Maîtrise de l’informatique (Microsoft Office) et des progiciels de base de données, expérience des bases de données en ligne (p. ex. REDCap) (essentiel)
• Bilinguisme français et anglais (du moins le français oral) (essentiel)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvementé et à équilibrer des priorités concurrentes
• Capable de bien travailler en équipe ou de manière autonome.
• Minimum de 4 jours par semaine sur place

AUTRES EXIGENCES

• Avoir l’autorisation de travailler au Canada.
• Respecter la politique universelle de vaccination contre la COVID‑19 de l’IR du CHEO.
• Consentir à la vérification du casier judiciaire.

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation à Fatima Kazoun, par courriel à l’adresse suivante : [email protected].

L’IR du CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens à être eux-mêmes. Nous avons pris l’engagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous accueillons favorablement les demandes provenant de l’ensemble des candidates et candidats qualifiés. Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, les candidates et candidats qui ont besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi peuvent envoyer un courriel à ce sujet aux Ressources humaines à l’adresse [email protected].

L’IR du CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement professionnel, les partenariats avec les patientes et patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux perspectives et aux cheminements de carrière diversifiés et non traditionnels, et aux compétences comme la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorités racisées, d’Autochtones, de personnes vivant avec un handicap, de personnes ayant des orientations sexuelles et des identités de genre minoritaires, ainsi que d’autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour collaborer de façon productive auprès de diverses communautés.

L’IR du CHEO n’utilise pas l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.

Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.